Смена директора организации является не сложной процедурой в плане оформления документов, но достаточно сложной с точки зрения того, сколько всего из разных сфер законодательства нужно учесть при проведении этой процедуры.
Сегодня коротко о передаче дел при смене руководителя (директора).
При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (пункт 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009г. № 4 – далее Инструкция).
Напоминаю, что данная инструкция применяется не только к государственным органам, но и к частным компаниям. Нормы данной инструкции для частного бизнеса также обязательны к применению (пункт 1 Инструкции).
Форма акта до определенного времени не была установлена. Каждая компания при смене руководителя составляла акт произвольной формы и в него каждый включал то, что посчитает необходимым. Некоторые компании частного сектора акт передачи не составляют вовсе.
Однако, осенью 2022 года все изменилось, поскольку были внесены изменения в Правила работы архивов и теперь акт передачи дел при смене руководителя организации (в том числе частной) оформляется в обязательном порядке по форме согласно приложению № 5 прим к Правилам работы архивов (пункт 18 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012г. № 143).
А при чем тут архивы, спросите вы?
Напоминаю, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов.
Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций (ч.1 ст.4, ч.1 ст.12 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).
Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).
Основные задачи архива определены в главе 2 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.
Таким образом, на данный момент (сентябрь 2023 года), при смене руководителя юридического лица необходимо использовать установленную типовую форма акта передачи дел. Ниже я прилагаю эту форму для скачивания.
