Ситуация: общество с ограниченной ответственностью. Участники общества (5 человек) находятся за границей в разных странах. В Беларуси нет лиц, уполномоченных доверенностью реализовывать права участников общества. Есть необходимость в проведении общих собраний. В уставе нет особенных положений 2021 года об использовании дистанционных средств связи. Как проводятся собрания в хозяйственных обществах и каким образом можно участникам голосовать на собраниях удаленно.
Юрист Дедюля Александр работает с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также физическими лицами по вопросам регистрации компании и продаже бизнесов.
Специализация: корпоративные вопросы (регистрация компаний, продажа долей в ООО, реорганизация, ликвидация), административные процедуры (лицензирование, сертификация, аттестация и прочее), трудовое право, внешняя трудовая миграция, абонентское обслуживание, договоры и другое.
Профессиональный опыт с 2004 года. На сайте можно удостовериться в экспертности юриста, посмотреть/прочитать отзывы клиентов, ознакомиться с завершенными проектами и опытом.
Обращайтесь: +375 29 361 64 62, +375 33 3 203 203, info@zakonoved.by.
1. Формы проведения собраний участников
Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах» устанавливает, что общее собрание участников хозяйственного общества может проводиться в очной, заочной или смешанной формах (статья 42).
Собрание в очной форме подразумевает личное присутствие всех участников на собрании. Собрание в заочной форме подразумевает присутствие на собрании только председателя и секретаря, а мнение участников по повестке дня и голосование по вопросам повестки дня осуществляется путем заполнения специальных бюллетеней и направление их заранее председателю для оглашения на собрании. Смешанная форма означает применение одновременно элементов проведения собрания в очной форме и заочной форме: например, участники присутствуют на собрании, но опрос при голосовании осуществляется письменно по бюллетеням и другие смешанные вариации.
Дистанционной формы проведения собрания не существует, как многие путают. В 2021 году в Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах» добавлены нормы, позволяющие использовать технические средства дистанционного обслуживания при проведении собрания. Например, проводиться собрание в очной форме с личным присутствием всех участников и личное присутствие участников на собрании реализуется через использование программы ZOOM, то есть дистанционно.
2. Проведение собрания при отсутствии участников
В случае невозможности личного присутствия участников на собрании всегда применялась заочная форма проведения собрания и заочное голосование, соответственно. В этом случае лицо (орган управления), уполномоченное уставом хозяйственного общества на подготовку, созыв и проведение общего собрания, принимает решение о проведении собрания, письменно уведомляет участников общества об этом, высылает бюллетени для опроса (голосования), затем в дату проведения собрания уполномоченное лицо (например, директор, или председатель общего собрания) оглашает вопросы повестки дня и содержание полученных от участников заполненных бюллетеней по каждому вопросу. Так происходит голосование и принятие решений. Однако, после появления в 2021 году возможности использования средств дистанционного обслуживания при проведении собрания, на наш взгляд самой простой формой является проведение собрания в очной форме с использованием какого-то программного обеспечения, подтверждающего и обеспечивающего личное присутствие каждого участника общества на собрании.
3. Заочное голосование, собрание в заочной форме
Нормы, регулирующие проведение собрания в заочной форме, содержатся в статьях 42, 43, 45, 46 Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах». Вопросы проведения собрания в заочной форме также регулируются положениями устава ООО.
Кратко процесс созыва и проведения собрания можно описать следующим образом:
1. Принятие решения директором (в нашем случае руководителем является директор) общества о необходимости проведения собрания (издание приказа). Процесс принятия решения, содержание решения, извещений и прочих документов должно соответствовать статьям 38, 39, 40 Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах», а также положениям устава хозяйственного общества.
2.Извещение участников о проведении собрания. Поскольку у общества нет официального сайта (в рассматриваемом случае), в уставе не определено средство массовой информации для опубликования сведения о собрании, извещать участников можно только письменно, направляя им заказной почтой извещения по известному адресу их местонахождения (места жительства). Просто отправить извещение на электронную почту нельзя, поскольку законодательство такое не предусматривает. Извещение на электронную почту может быть лишь дополнительным способом уведомления участников о собрании и только в том случае, если это прямо предусмотрено в уставе (абзац 6 статьи 39 Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах»).
3.Подготовка бланков бюллетеней для участников и направление их в письменной форме участникам вместе с извещением о проводимом собрании.
4.Получение до даты проведения собрания заполненных бюллетеней от участников.
5.Проведение собрания (по сути, в лице только одного председателя, которым может быть директор согласно положениям устава рассматриваемого нами ООО) с оглашением содержания бюллетеней.
6.Составление протокола, который будет подписываться только председателем собрания.
7.Направление почтой экземпляров протокола всем участникам.
4. Собрание с использованием средств дистанционного обслуживания
Процесс созыва и проведения собрания с использованием средств дистанционного обслуживания состоит практически из такого же алгоритма, как и проведения собрания в заочной форме. Отличием является только то, что нет необходимости заниматься работой с бюллетенями. Это существенный плюс в пользу проведения собрания в очной форме с использованием средств дистанционного обслуживания. Собрание проводиться с помощью какого-то программного обеспечения, через которое участники выступают на собрании, задают вопросы, голосуют по вопросам повестки дня. После проведения собрания составляется протокол, который подписывается председателем собрания. Затем экземпляры протокола высылаются почтой всем участникам.
Имеется один существенный нюанс. Согласно нормам Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах» проводить собрание с использованием средств дистанционного обслуживания можно только в том случае, если это прямо предусмотрено в уставе общества и если в уставе предусмотрен порядок такого проведения собрания. Устав рассматриваемого ООО 2013 года, поэтому подобных положений в нем нет.
5. Выводы
В настоящее время самым удобным способом проведения собрания участников, которые находятся за границей, является, на наш взгляд, собрание в очной форме с использованием средств дистанционного обслуживания.
Чтобы реализовать это, в устав ООО необходимо внести соответствующие положения. В том числе, нужно будет привести устав в соответствие с изменениями 2016 года и 2021 года.
После этого можно будет проводить собрание в очной форме с использованием средств дистанционного обслуживания. При чём в уставе можно предусмотреть максимально гибкие условия использования средств дистанционного обслуживания и не привязываться к конкретной программе или иным условиям.
Для того, чтобы принять решение о внесении изменений/дополнений в устав, придется минимум один раз провести собрание в заочной форме по соответствующим вопросам. Многие исполкомы при регистрации изменений в устав требуют подписи всех участников в уставе, поэтому потребуется направление устава заказной почтой каждому из участников по месту их нахождения для подписания, после чего руководитель ООО сможет обратиться в исполком для государственной регистрации изменений, внесенных в устав.
